Naše družstvo se na základě množících se požadavků jednotlivých SVJ v naší správě rozhodlo zajišťovat pro ně výkon statutárního orgánu. Požadavek na výkon této služby je spojen s jejich dlouholetou velmi dobrou zkušeností s družstvem jako správcem objektu, s velmi dobrým výkonem správní činnosti, se vstřícností zaměstnanců družstva, spolehlivostí v zajištění finančních prostředků společenství (byť družstvo provádí veškerý běžný platební styk) a v neposlední řadě zároveň i vzájemný pozitivní a asertivní vztah mezi statutárními zástupci SVJ s konkrétními zaměstnanci družstva.
Pro výkon této činnosti byla naším družstvem účelné založena samostatná společnosti s ručením omezeným – právnická osoba, která je a zároveň i dozorovaná naším družstvem. Funkci dozorčí rady (dle § 201 ZOK) vykonává kontrolní komise družstva.
Pokud výkon statutárního orgánu společenství (výkon předsedy společenství) má tedy zajišťovat naše družstvo, je jednou z podmínek, zejména vzhledem k zajištění neoprávněné manipulace s finančními prostředky společenství, i výkon správní činnosti prováděné naším družstvem. V tomto případě zůstane totiž zachován stávající režim běžného platebního styku pro dané SVJ (přístup k účtu a úhrady faktur provádí určení zaměstnanci družstva, zpravidla účetní příslušného SVJ) oddělený od dvou jednatelů společnosti s ručením omezeným. Tento platební režim probíhá nezávisle na statutárním orgánu SVJ, který pouze podpisem dokladů a faktur stvrzuje oprávněnost provedení následné úhrady.
Neoprávněná manipulace s finančními prostředky společenství (výběru finančních prostředků z účtu, nebo i neoprávněně prováděnou podnikatelskou činnost – investice do podílových listů, nákup akcií …) je zabezpečena podmínkou personálního obsazení společnosti dvěma jednateli. Bez podpisů obou jednatelů není možná jakákoliv manipulace s účty společenství. Přes toto opatření doporučujeme, aby v daném společenství byla alespoň zvolena kontrolní komise, případně revizor.
Provozním jednatelem je pak realizován vlastní výkon statutárního orgánu společenství, počínaje zajišťováním chodu společenství, organizováním schůzí společenství a plnění úkolů vyplývajících ze stanov a rámce příslušných udělených kompetencí a v neposlední řadě z rozhodnutí a usnesení shromáždění daného společenství.
Dále je vhodné stanovit přímo na domě v průběhu měsíce úřední hodiny statutárního orgánu, kdy vlastníci mohou přímo projednávat záležitosti chodu společenství a případně podávat podněty. Dalším doporučením pro bezproblémový chod považujeme za vhodné, aby v daném společenství byla zvolena, a i náležitě ohodnocena osoba – domovníka. Domovník pak zejména provádí průběžné kontroly stavu domu a bezprostředně upozorní provozního jednatele na vzniklé poruchové stavy zařízení domu, ať jsou to např. nefunkční (rozbité) vstupní dveře do objektu, nesvítící žárovky ve společných prostorách domu, ataky vstupu do sklepních místností atd. Dále by mohl být zároveň i pověřen drobnými opravami v domě počínaje výměnou žárovek, zpřístupnění domu v případě kontrol a revizí, kontrolou případně prováděním úklidu atd. V tomto případě se zajištěním funkce domovníka s tím přímo souvisí i finanční náročnost běžného provozu domu.
Konkrétní případy výkonu statutárního orgánu pro dané SVJ jsou pak zakotveny v uzavřené smlouvě o výkonu statutárního orgánu SVJ.
Na základě výše uvedených souvisejících doplňkových činností domovníka a kontrolní komise (respektive revizora) je výkon “cizího“ statutárního orgánu operativní, smysluplný a plnohodnotný. Tento závěr platí obecně i pro výkon funkce jakéhokoliv jiného cizího statutárního orgánu SVJ.